هدف: هدف پژوهش حاضر شناسایی و تجزیه و تحلیل مهم‌ترین عوامل ممکن مؤثر بر پذیرش سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در شرکت گاز ایران است. این تلاش، فرصتی برای همگام‌سازی و رویارویی مؤثر با تحولات آتی فراهم کرده و ادبیات مرتبط با این موضوع را غناء می‌بخشد. شناخت این عوامل برای طراحی و اتخاذ سیاست‌‌های مربوط به استقرار، افزایش استفاده و بهره‌وری از این سامانه بسیار مهم است.
روش: پژوهش حاضر با استفاده از مرور ادبیات و تحلیل عاملی تأییدی انجام شده است. جامعه پژوهش متشکل از کارکنان شرکت گاز ایران با سابقه کار با سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی است. به منظور تجزیه و تحلیل داده‌ها از آزمون t، میانگین، انحراف معیار، شاخص معناداری، مقادیر آلفای کرونباخ و پایایی ترکیبی استفاده شد. در این پژوهش، مدل یکپارچه پذیرش و استفاده از فناوری، با عوامل زمینه (به عنوان مکان، هویت افراد مجاور، میزبان‌‌ها و دستگاه‌‌های قابل دسترسی و تغییرات آنها در طول زمان) و فراگیری (به عنوان دسترسی کاربران به نرم‌افزار در همه سطوح اجرایی سازمان) ترکیب شده و مورد بررسی قرار گرفته است. پژوهش حاضر از نظر هدف در حیطه پژوهش‌‌های کاربردی و براساس ماهیت و روش، یک پژوهش توصیفی- پیمایشی است. در این پژوهش برای جمع‌‌آوری اطلاعات مربوط به پیشینه، از روش‌‌های کتابخانه‌‌ای و برای جمع‌‌آوری داده‌‌های میدانی از ابزار پرسشنامه و ارائه آن در بستر اینترنت استفاده شده است.
یافته‌ها: عوامل زمینه‌ای و یادگیری به عنوان عوامل پشتیبان، تأثیر بسزایی بر انتظارات عملکرد، تأثیر اجتماعی، انتظار تلاش و شرایط تسهیل‌کننده دارند و در نتیجه از فرآیند پذیرش سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی حمایت می‌کنند. همچنین یافته‌های پژوهش حاکی از نقش مهم رابط کاربری، حمایت مدیران ارشد و توسعه مهارت‌های کارکنان در پذیرش و بکارگیری این فناوری است.
نتیجه‌گیری: مؤسسات عمومی به سیستم‌های اطلاعاتی نیاز دارند که مدیریت اسناد تولید شده در طی فرآیندهای تجاری را در بستر دیجیتال تسهیل کند. توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات امکان دیجیتالی‌سازی و انتقال امن اسناد به سیستم عامل‌های دیجیتال را فراهم کرد که منجر به ظهور سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی شد. برای دستیابی به مزایای سیستم‌های مبتنی بر فناوری و جلوگیری از اتلاف وقت و هزینه در مقیاس یک کشور، پذیرش آنها توسط کاربران ضروری است. به همین دلیل شناخت عوامل موثر بر قصد استفاده از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی ضروری است. براساس یافته‌های این پژوهش، یکی از عوامل اصلی موفقیت سیستم مدیریت اسناد الکترونیک در شرکت گاز ایران، رابط کاربری مناسب و سهولت استفاده از این سیستم است. توجه به یافته‌های پژوهش حاضر می‌تواند به روند استقرار موفق سیستم آرشیو الکترونیک اسناد در سایر سازمان‌های دولتی ایران کمک کند.
ارجاع:
sadabadi, a. a., Sheykh Shoaei, H., & rahimi rad, z. (2022). Investigating the factors affecting the acceptance of electronic document management system in Iran Gas Company. Sciences and Techniques of Information Management. doi:https://doi.org/10.22091/stim.2021.7222.1627
researchgate.net نشریه علوم و فنون مدیریت اطلاعات دریافت اصل مقاله